Sűrűn előfordul, hogy egyik-másik társaságunk ügyvezetőjének hirtelen eszébe jut, hogy kellene gyorsan egy főkönyvi kivonat. Vagy mert most menne autót venni, vagy mert a bank már hetek óta kéri, vagy csak mert a szomszéd azt mondta, hogy neki ellenőrzése volt és megbüntették a könyvelő miatt…
A vállalkozók azt szeretik – igen komoly elvárásuk a könyvelők felé -, hogy naprakész legyen a könyvelésük. Ez egyébként a számviteli törvény előírása is, elvileg a tárgyhót követő hónap 15-re mindennek fel kell lenni dolgozva. Tehát nem lehet kifogás pl. 20-án, hogy még vannak hiányosságaink e téren.
Az azonban előfordul minden irodában, hogy a főkönyvi kivonat ellenőrzése az utolsó időszak felkönyvelése után még nem történt meg. Az ellenőrzés hosszadalmas, ha minden részletre ki akarunk térni és ezt meg is tesszük, ha van rá idő. Mindig vigyázzunk a megbízhatóságunkra, a jó hírünkre, mert egy könyvelőnek az a legjobb marketing fogása, úgyhogy nem célszerű elárulnunk, hogy hibás lehet a főkönyv… Ne legyenek kétségeink: a vállalkozó nem gondolja át, hogy miből eredhet a hiba és azt sem, hogy mindenki hibázhat. Mert az ő könyvelője nem. A hiba szó túl van misztifikálva és pirosan villog az ügyvezetők agyában. Tapasztalat, hogy ha egyszer hibázol, akkor utána – hosszú ideig, de lehet, hogy örökké – megkérdőjelezi az ügyfeled a munkád pontosságát, mert meginog a hite benned.
Nézzük, mit tehetünk néhány perc alatt, attól a perctől kezdve, ahogy kinyomtattuk a főkönyvi kivonatot a programból, addig, amíg az ügyfél kezébe nem adjuk. Szerencsére a kettős könyvvitelnek vannak sarokpontjai, sarokszámai, amelyek alapján villámgyorsan átfuthatjuk a szemünkkel és leellenőrizhetjük az alábbiak szerint:
- Alapból a főkönyvet az eredmény szempontjából az 5-ös főkönyvi számtól a 9-ig nézzük, de ha rutinosak vagyunk, már rá tudunk nézni az egészre pillanatok alatt.
- Ránéznék az 1-re, mindig T (tartozik) egyenlege van, vagy nulla, mert több értékcsökkenést nem számolhatunk el, mint amennyi az eszközök bruttó értéke.
- A következő a 161, mert ha annak már aktiválva kell lennie (ritkább a beruházás, amikor nem azonnal aktiválunk), akkor nem lehet egyenlege és ha mégis van, akkor abból egyenesen következhet egy hiba, hogy esetleg nincs elszámolva az értékcsökkenés, ami máris módosítja az eredményt.
- A 2-3-oknak alapból T egyenlegük van. Ez soha nem azt jelenti, hogy nem lehet K (követel), mert előfordul, de annak mindig tudnunk kell az okát. Ha év közben nem vezet a társaság készlet nyilvántartást, csak év végén készít leltárt, akkor év közben a készleteknek nem lehet egyenlegük (2), mert azt év eleji nyitó tételként vissza kell(ett) vezetni.
- A 389 átvezetési számlának ne legyen egyenlege, mert ha van, akkor nem tudunk pénzkészletet mondani az ügyfélnek, ugyanis az átvezetési számlán lévő összeg esetleg még nem lett oda átvezetve.
- A 419 mérleg szerinti eredmény számlán év közben már nem lehet egyenleg, mert azt év eleji nyitó tételként szintén vissza kell(ett) vezetni.
- A 454 szállító számlának alapból K (követel) egyenlege van, vizsgálnunk kell a T egyenleg okát.
- A 471 keresetelszámolási számlának K egyenlege van, a T szintén hibát jelezhet.
- Az 5-8 számlák egyenlege alapból T, de szintén felhívnám a figyelmet, hogy a K egyenleg is előfordul, csak vizsgálni kell az okot, mert hibát is jelezhet.
- A 9-es számlák egyenlege alapból K, de ugyanaz vonatkozik rájuk, mint a fentiekre.
- A főkönyvi kivonat végén az összesítés az alábbiakat jelenti:
- ha az 1-4 számlaosztály összesen T egyenleget, az 5-9 számlaosztály összesen K egyenleget mutat: NYERESÉG, mert a 9-es ((K), bevételek) több, mint az 5-ös ((T), költségek)
- ha az 1-4 számlaosztály összesen K egyenleget, az 5-9 számlaosztály összesen T egyenleget mutat: VESZTESÉG, mert a 9-es ((K), bevételek) kevesebb, mint az 5-ös ((T), költségek)
Furcsa lehet látni, hogy minden főkönyvi szám lehet T és K egyenlegű is és most biztosan azt mondod, hogy akkor most hogy kellene rájönnöd az esetleges hibákra, de hidd el, ha ez alapján átfutod a főkönyvet, azonnal ki fogod szúrni a tényleges hibákat. Te könyvelted és mivel tényleg ritka az általánostól való eltérés, eszedbe fog jutni, mi történt. Ha nem te könyvelted, akkor érdemes rákérdezni a kérdéses dolgokra, vagy ránézni a kartonra.
Ismét hangsúlyozom, hogy ez a fajta ellenőrzés csak a durva hibák kiszűrésére jó, a főkönyvi kivonat ellenőrzése ettől jóval sokrétűbb és hosszadalmasabb folyamat. Azt legalább évente, az éves zárás elkészítésekor el kell végezni.
Ezzel azonban majd egy hosszabb tanulmányban külön foglalkozunk.